Banyak orang sekarang menggunakan email sebagai cara utama berkomunikasi dengan teman, keluarga, rekan kerja atau orang lain yang penting untuk kita masing-masing untuk alasan yang berbeda. Anda mungkin akan lebih suka berkirim email dengan seseorang untuk membicarakan tentang pekerjaan dan usaha bisnis daripada menggunakan telepon. Email pribadi yang dikirim antara teman dan keluarga harus diperlakukan berbeda dari korespondensi email profesional. Hal ini dikarenkan ketika kita berkirim email dengan rekan bisnis, ada etika dan formalitas bisnis yang harus kita hormati. Terlebih jika kita berkirim email kepada pelanggan kita. Kehati-hatian dalam penggunaan kata, sapaan dan waktu pengiriman sangat penting untuk diperhatikan ketika kita berkirim email dengan pelanggan. Karena jika hal tersebut salah anda lakukan, akibatnya bisa fatal bagi bisnis anda. Untuk menghindari hal tersebut, anda dapat mengikuti 10 tips menulis email bisnis untuk pelanggan berikut ini.
1. Buat Judul Email yang Jelas
Sebelum anda menekan tombol kirim, ada baiknya anda melihat kembali judul email yang akan anda kirim. Apakah judul email tersebut sudah sesuai dengan isi email yang akan anda kirim? Email berbeda dari pesan teks. Dalam percakapan pesan teks, kedua pihak dapat saling memberikan komentar dan klarifikasi secara langsung. Tapi email adalah bagian dari rutinitas kerja kebanyakan orang. Pertama kali yang dilihat seseorang ketika akan membaca email adalah judul email. Jika judul email anda tidak menarik perhatian, bisa dipastikan email anda akan diabaikan atau bahkan ditandai sebagai spam.
2. Perhatikan Salam dan Kata Sapaan
Sama halnya dengan memperhatikan gramatika dan tanda baca, menggunakan salam dan kata sapaan yang tepat dalam email adalah hal yang sepele namun menentukan. Gunakan kalimat salam dan kata sapaan yang formal dalam email bisnis anda ke pelanggan. Konsisten juga dalam penggunaan kata sapaan. Kesalahaan penggunaan kata sapaan biasanya ditemui pada email yang menggunakan bahasa inggris.
3. Pastikan Pesan yang Anda Sampaikan Memiliki Tujuan yang Terfokus
Sekali lagi, sebelum anda menekan tombol kirim, ada baiknya anda juga memeriksa kembali isi email anda. Periksa kembali apakah isi email anda sesuai dengan tujuan yang anda ingikan terhadap pembaca. Sedikit berbasa-basi untuk membuka pembicaraan atau permasalahan di email memang penting. Tapi yang harus kembali diingat adalah tujuan anda berkirim email. Fokus terhadap arah pesan email anda. Jangan sampai terlalu banyak berbasa-basi yang akan membuat penerima bingung dengan pesan yang anda sampaikan.
4. Hindari Penggunaan Gambar di dalam Badan Email
Ketika berkirim email bisnis yang rumit dan harus diilustrasikan dengan sebuah gambar atau foto, sebaiknya anda tidak memasukan atau melampirkan gambar tersebut ke dalam badan email anda. Hal ini dimaksudkan untuk mempermudah penerima membaca email anda semisa ia membukanya melalui smartphone. Jika harus melampirkan gambar, sebaiknya anda menggunakan tautan situs atau melalui fitur lampiran pada email.
5. Perhatikan Gramatika dan Tanda Baca
Memperhatikan gramatika dan tanda baca bisa dikatakan hal yang sepele dan membutuhkan waktu yang lama. Namun, disinilah justru email anda dinilai sebagai email penting dan profesional atau tidak. Luangkan waktu anda untuk memeriksa kembali gramatika dan tanda baca, terlebih jika email tersebut menggunakan bahasa Inggris. Kesalahan gramatika dan tanda baca dapat berakibat fatal bagi bisnis anda. Hindari singkatan yang sering digunakan ketika kita berkirim pesan teks via messenger. Hal ini sering terjadi karena kita memang terbiasa menulis cepat melalui keypad handphone daripada menulis email panjang. Jadi anda harus berhati-hati dalam hal ini.
6. Jangan Terlena dengan Hubungan Anda dengan Penerima
Ketika anda berkirim email bisnis, apakah itu ke pelanggan atau ke rekan kerja, meskipun penerima adalah orang yang anda kenal sehari-hari, sebaiknya anda menghindari penggunaan kata-kata informal atau bahasa sehari-hari dalam email bisnis. Hal ini dimaksudkan untuk menjaga profesionalitas kerja anda. Bukan tidak mungkin email yang anda kirim akan diteruskan ke orang lain oleh penerima, sehingga percakapan anda akan terbaca oleh orang lain juga.
7. Hindari Smiley atau Emoticon
Sama seperti di atas, meskipun anda mengirimkan email bisnis kepada seseorang yang sudah anda kenal dengan baik, sebaiknya anda menghindari penggunaan smiley dan emoticon. Alasannya pun sama seperti di atas, yaitu untuk menjaga profesionalitas anda
8. Perhatikan Lampiran (Attachment)
Ketika berkirim email, ada kalanya kita juga melampirkan file yang berkaitan dengan isi email atau melengkapi isi email. Sebelum dikirim, ada baiknya anda melakukan pemindaian virus terhadap file yang akan anda kirimkan tersebut. Hal ini untuk menghindari terjangkitnya virus pada komputer atau perangkat si penerima email. Lampiran yang terdapat virus di dalamnya otomatis juga akan ditandai sebagai spam oleh sistem email. Selain itu, sebelum melampirkan file ada baiknya anda juga memperhatikan judul file tersebut. Judul file harus berkaitan dengan isi email yang anda kirim. Judul file yang relevan juga akan memudahkan penerima email ketika mencarinya di perangkat kerjanya.
9. Perhatikan penggunaan Carbon Copy (CC) dan Blind Carbon Copy (BCC)
Banyak orang yang belum mengerti penggunaan CC dan BCC pada email. CC di Indonesia disebut juga dengan tembusan. Jika anda sering menulis nota anda pasti tahu fungsi CC. Fungsinya sama seperti kopi karbon pada nota. Fungsinya adalah membuat kopi dari email yang dibuat. CC dapat diisi dengan alamat email pihak ketiga sebagai bukti bahwa kamu telah mengirimkan email tersebut, misalnya alamat email kantor. Semua alamat email baik yang ada pada ‘cc’ maupun ‘to’ dapat saling melihat alamat email masing-masing, dikirimkan kemana saja email tersebut, termasuk copynya. Jika anda ingin berkirim email ke banyak orang, sebaiknya anda menaruh alamat email di kolom CC bukan dikolom “To”. Hal ini untuk menghindari email anda ditandai sebagai spam secara otomatis oleh sistem email. BCC sebenarnya memiliki fungsi yang sama dengan CC. Namun bedanya, Tujuan bcc adalah menutupi semua alamat email yang ada sehingga penerima email tidak dapat mengetahui email tersebut ditujukan kemana aja. Email tersebut seakan-akan ditujukan hanya kepada penerima email. Gunakan BCC untuk alamat email pribadi yang bersifat confidentional, seperti alamat email atasan, alamat email pribadi atau alamat email penting lainnya namun tidak boleh tersebar luas.
10. Tulis lah email dengan kepala dingin
Kebanyakan dari pebisnis, menulis email kepada pelanggan biasanya adalah untuk merespon saran, kritik dan keluhan dari pelanggan terhadap produk anda. Oleh karena itu, dalam menulis email tersebut, usahakan anda menulis email dengan kepala dingin. Seburuk apapun kritik dan keluhan yang disampaikan pelanggan harus anda respon dengan bijak. Jangan sampai kata-kata yang tidak perlu tertulis dan dibaca oleh pelanggan kita, karena kita menulis email bisnis kepada pelanggan dengan luapan emosi di kepala.
