Contoh invoice menjadi salah satu hal yang banyak dicari orang karena sangat membantu dalam pembuatan dokumen invoice yang baik dan benar. Dalam bisnis terdapat berbagai macam template invoice.

Apa pun bentuknya, invoice adalah dokumen penting yang berisi rincian-rincian tagihan atas pembelian produk. Oleh karena itu, pastikan Invoice yang Anda buat benar-benar detail dan rinci, sehingga dapat terlihat jelas secara keseluruhan.

Membuat invoice secara manual cukuplah menantang. Anda dituntut untuk teliti dalam melakukan input dan perhitungan. Karena proses inilah, pembuatan invoice manual sangat rawan human error.

Untuk menghindari kesalahan dalam membuat invoice, terdapat beberapa poin penting yang harus Anda pahami. Untuk memudahkan Anda, berikut beberapa informasi penting yang akan membantu Anda dalam membuat invoice yang benar.

Invoice adalah sebuah bukti tagihan yang harus dibayar dan diberikan berupa informasi terkait penjualan barang atau jasa kepada pembeli atau pelanggan. Invoice disebut juga dengan faktur penjualan.

Tujuan dari pembuatan invoice perusahaan adalah untuk memudahkan proses pembayaran, menghindari kesalahan dalam proses jual beli, serta memberikan catatan transaksi yang akurat untuk perusahaan dan pelanggan.

Selain itu, invoice perusahaan juga dapat digunakan sebagai bukti pembelian dan pengeluaran perusahaan, serta membantu perusahaan dalam menghitung pajak yang harus dibayar.

Komponen Invoice

Pada umumnya, invoice terdiri dari beberapa informasi penting mengenai detail penjualan, mulai dari:

• Nama customer
• Nomor sales order
• Tanggal transaksi
• Nomor transaksi
• Alamat customer
• Jenis mata uang
• Sistem atau metode pembayaran
• Nama produk
• Jumlah produk
• Harga
• Total pesanan
• Nama pemasok

Informasi-informasi tersebut umum ditemukan dalam dokumen invoice.

Namun, apakah semua invoice isinya akan seperti itu? Tentu tidak. Bisa saja komponen atau format rincian di dalamnya berbeda-beda.

Ada juga yang isinya lebih lengkap dengan memasukkan beberapa perincian tambahan seperti pajak dan juga opsi tambahan dalam proses menagih pembayaran.

Jenis-Jenis Invoice

Untuk Anda yang sudah sering melakukan berbagai transaksi bisnis, tentunya Anda sudah mengetahui jika invoice tidak hanya ada satu jenis saja.

Jenis invoice pada praktiknya menyesuaikan dengan jenis dan besar kecil ruang lingkup transaksinya. Oleh karena itu, secara umum, terdapat tiga jenis invoice, yaitu:

1. Invoice biasa

Invoice biasa merupakan yang paling sederhana. Sesuai dengan sifatnya, invoice ini kebanyakan digunakan untuk transaksi-transaksi yang membutuhkan perincian yang sederhana pula, contohnya transaksi jual beli untuk kebutuhan bahan pokok atau kebutuhan sehari-hari.

Komponen-kompone invoice jenis biasa ini umumnya cukup ringkas, yaitu berupa informasi mengenai:

• Jenis barang
• Harga satuan
• Jumlah pembelian
• Harga total

2. Invoice konsuler

Invoice konsuler adalah invpoce yang digunakan untuk transaksi yang melibatkan antar negara. Jenis transaksi yang dilakukan adalah aktivitas ekspor maupun impor.

Invoice ini membutuhkan proses approval yang lebih rumit dan panjang dibanding transaksi bisnis pada umumnya. Selain itu pihak-pihak yang melakukan approval juga lembaga resmi yang telah ditunjuk secara sah oleh masing-masing negara terkait.

3. Invoice proforma

Invoice proforma adalah dokumen yang  sifatnya hanya berlaku sementara. Invoice ini digunakan untuk transaksi yang pengiriman produknya dilakukan secara partial atau bertahap. Ketika pengiriman telah tuntas seluruhnya, maka invoice proforma tidak berlaku lagi dan harus digantikan dengan invoice biasa

Format Invoice Untuk Perusahaan

Format invoice bisa sangat beragam tergantung dari transaksi dan kesepakatan antara penjual dan pelanggan. Bisa jadi format atau template invoice yang digunakan oleh tiap-tiap perusahaan berbeda-beda.

Meski contoh atau format yang digunakan berbeda, setidaknya dalam format invoice terdapat beberapa informasi utama yang menunjukkan perincian terkait informasi berikut ini:

1. Nama dan alamat penjual

Berisikan data terkait siapa pihak penjual dan berisi informasi lengkap mengenai lokasi atau tempat barang ataupun jasa yang dijual tersedia.

2. Nomor resmi

Setiap invoice harus berisikan nomor resmi karena menyangkut aktivitas jual beli secara resmi. Nomor ini sekaligus sebagai bukti transaksi yang valid yang memudahkan untuk audit perusahaan.

3. Tanggal penerbitan invoice

Informasi tanggal juga disebutkan untuk memperjelas kapan transaksi selesai dilakukan. Informasi tanggal ini juga penting untuk dilampirkan guna mengetahui histori transaksi dan memudahkan proses pengecekan.

4. Data pelanggan

Selain menampilkan informasi penjualnya, invoice juga harus menampilkan secara jelas siapa orang yang melakukan pembelian. Identitas pelanggan ini akan memudahkan proses transaksi atau penagihan ketika semua kesepakatan bisnis telah selesai.

5. Perincian jumlah produk

Invoice juga harus menunjukkan detail jumlah produk yang diperjualbelikan. Adanya informasi ini akan menjadi bukti autentik ketika melakukan proses pengecekan untuk menyesuaikan jumlah pembayaran.

6. Harga satuan

Harga satuan harus ada dalam invoice guna mempermudah pengecekan harga. Informasi ini akan memudahkan perhitungan total harga. Selain itu informasi ini dapat menjadi alat bantu untuk akumulasi jika produk yang dijual memiliki beban pajak.

7. Harga total

Harga total menunjukkan berapa total yang harus ditagihkan kepada pelanggan. Di sisi lain, ketika pelmelihat perincian harga total ini, mereka dapat dengan mudah melakukan pengecekan terkait harga barang dan biaya tambahan yang dikenakan.

8. Tanda pengesahan

Tanda pengesahan berisi informasi siapa saja pihak-pihak terkait yang berhak melakukan pengesahan atas transaksi yang terjadi. Tanda pengesahan meliputi kedua belah pihak, baik dari pembelin dan penjual. Pada bagian ini biasanya akan di stempel dan ditandatangani.

Contoh invoice memiliki banyak ragam. Ada contoh invoice untuk penjualan, pembayaran, dan penagihan mulai dari yang sederhana hingga yang lengkap. Apa pun keutuhan invoice Anda, dengan mudah bisa ditemukan contoh identiknya.

Sebagai bahan referensi, berikut ini adalah contoh faktur penjualan atau invoice yang dihasilkan dengan mudah oleh software akuntansi Zahir Accounting.

1. Contoh Invoice Pembelian

Invoice pembelian adalah dokumen yang dikeluarkan oleh pihak penjual untuk menginformasikan kepada pihak pembeli bahwa pembelian barang telah dilakukan. Selain itu juga menjadi dokumen yang menyatakan bahwa pembayaran harus dilakukan sesuai dengan ketentuan yang telah disepakati. 

2. Contoh Invoice Jasa atau Invoice Penjualan Jasa

Invoice jasa atau penjualan jasa adalah bukti transaksi penjualan yang dikeluarkan oleh penjual atau penyedia jasa untuk menagih pembayaran kepada pembeli atas jasa yang telah diberikan.

Beberapa bentuk jasa yang biasa dijual antara lain jasa konsultasi, jasa perbaikan, penyedia jasa desain, jasa penerjemahan, jasa perawatan, dan sebagainya. 

Umumnya, invoice ini berisi rincian atau detail produk jasa yang diberikan, harga atau nilai jasa, beserta ketentuan pembayaran jasa yang harus dilakukan oleh pengguna jasa. 

Dalam beberapa kasus, invoice jasa dapat juga mencantumkan estimasi waktu pengerjaan atau deadline, serta informasi lain yang relevan terkait dengan transaksi penggunaan jasa.

3. Contoh Invoice Tagihan

Invoice tagihan adalah dokumen penagihan yang berisi pernyataan tagihan pembayaran yang harus dibayarkan oleh pembeli kepada penjual atas pembelian barang atau jasa yang telah dilakukan.

Biasanya, penjual akan mengirimkan surat tagihan dalam jangka waktu tertentu setelah barang atau jasa diterima oleh pembeli.

Lembar tagihan ini merupakan bagian penting dalam proses bisnis, karena memudahkan pelacakan pembayaran yang harus dilakukan oleh pembeli dan juga sebagai bukti transaksi yang sah antara kedua belah pihak.

Invoice tagihan biasanya mencakup detail produk atau jasa yang dibeli, jumlah yang harus dibayar, dan tanggal jatuh tempo pembayaran.

4. Contoh Invoice Pembayaran

 Invoice pembayaran adalah dokumen yang dikeluarkan oleh pihak penjual atau penyedia layanan jasa kepada pihak pembeli atau pelanggan. Penjual umumnya mengirimkan invoice ini yang isinya mencakup rincian jumlah pembayaran yang harus dibayarkan oleh pembeli atau pelanggan atas daftar barang maupun jasa yang telah diterima.

Invoice ini menjadi bukti pembayaran yang berisi detail tentang jumlah barang dan jasa yang dipesan, harga satuan, total pembayaran, tagihan pajak, dan tanggal jatuh tempo pembayaran. 

Dokumen ini biasanya diterbitkan setelah invoice penjualan atau invoice pembelian telah diterbitkan dan pembayaran harus dilakukan oleh pihak pembeli atau pelanggan.

Pengiriman invoice ini penting bagi perusahaan untuk mengontrol pembayaran dan menghindari keterlambatan pembayaran atau tidak terbayar sama sekali.

Cara Membuat Invoice

Untuk membuat invoice secara manual, hal pertama yang harus dilakukan adalah memahami format atau template invoice yang akan digunakan. Selain itu, amati juga contoh invoice untuk transaksi yang sesuai dengan kebutuhan.

Setelah paham dengan perincian yang harus dituangkan dalam invoice, kemudian Anda harus menentukan tool untuk membuat invoice.

Untuk membuat invoice secara manual, Anda bisa menggunakan Excel atau software sejenisnya yang dapat melakukan penginputan dan perhitungan otomatis.

Untuk membuat invoice secara manual, terdapat beberapa hal langkah yang harus dilakukan:

• Beri judul INVOICE di bagian paling atas

Informasi ini hanya untuk mempertegas maksud dan kegunaan dari dokumen yang sedang Anda buat.

• Buat kolom nomor invoice

Nomor invoice adalah kode unik transaksi. Nomor ini menunjukkan urutan transaksi bisnis yang telah dilakukan oleh perusahaan Anda. Nomer invoice juga sering dijadikan sebagai acuan untuk melakukan penagihan.

• Buat tabel berisi informasi pembeli

Tabel ini berisikan nama dan informasi kontak pembeli. Informasi ini juga mempertegas transaksi bisnis yang dilakukan oleh instansi resmi.

• Buat tabel berisi informasi penjual barang atau penyedia jasa

Berisi informasi lengkap mengenai pihak yang menjual produk. Informasi menunjukkan nama perorangan, nama perusahaan, dan detail informasi lainnya.

• Buat kolom tanggal

Kolom ini digunakan untuk menunjukkan kapan transaksi bisnis dilakukan. Informasi tanggal harus meliputi tanggal pembelian dan tanggal jatuh tempo invoice harus dibayar.

• Buat kolom daftar produk

Kolom ini digunakan untuk menunjukkan informasi terkait jenis barang-barang yang diperjualbelikan. Informasi yang termuat di dalam kolom ini haru detail sesuai dengan deskripsi produk.

• Buat kolom harga per unit

Kolom ini untuk menunjukkan detail harga masing-masing produk yang diperjualbelikan. Kolom ini juga berisi tentang informasi jumlah transaksi barang.

• Buat kolom jumlah harga total

Kolom ini untuk mengetahui berapa total harga dari seluruh transaksi barang. Termasuk di dalamnya perhitungan besarnya pajak atau pengenaan biaya tambahan lainnya. Kolom ini juga memudahkan untuk mengetahui berapa angka yang harus ditagihkan kepada pembeli.

 

Aplikasi Invoice