Apa Itu PO? Arti Purchase Order Adalah dan Contohnya

PO atau purchase order adalah istilah yang menjadi titik awal dalam sebuah transaksi bisnis. Meskipun bagi sebagian orang istilah ini terdengar asing atau bahkan sulit untuk dibayangkan, namun sebenarnya konsep PO cukup sederhana.  Di samping itu, PO juga memiliki peran yang sangat krusial dalam menjaga kelancaran proses bisnis.

Lantas apa itu PO dan bagaimana cara membuatnya? Yuk, simak penjelasan selengkapnya di bawah ini ya.

Apa Itu PO?

Purchase Order atau yang sering disingkat dengan PO adalah dokumen resmi yang digunakan dalam transaksi jual beli antara pembeli dan penjual.

Dokumen ini dibuat oleh pembeli dan dikirimkan kepada penjual sebagai bentuk permintaan atau pesanan pembelian barang atau jasa.

PO berisi informasi detail tentang barang atau jasa yang dipesan, termasuk nama produk, jumlah, harga satuan, dan total harga.

Fungsi Purchase Order (PO)

1. Sebagai Bukti Transaksi Resmi

PO berfungsi sebagai bukti transaksi resmi antara pembeli dan penjual. Dokumen ini mengikat kedua belah pihak dalam suatu kontrak jual beli.

Dengan adanya PO, pembeli berkewajiban untuk membayar dan penjual berkewajiban untuk mengirimkan barang atau jasa sesuai dengan yang disepakati.

2. Membantu dalam Proses Pengadaan Barang atau Jasa

PO membantu dalam proses pengadaan barang atau jasa. Dengan adanya PO, pembeli dapat melacak pesanan dan memastikan bahwa barang atau jasa yang dipesan sesuai dengan permintaan.

PO juga membantu penjual untuk mempersiapkan dan mengirimkan pesanan sesuai dengan permintaan pembeli.

3. Membantu dalam Pengelolaan Keuangan Perusahaan

PO juga berfungsi sebagai alat bantu dalam pengelolaan keuangan perusahaan. Dengan adanya PO, departemen keuangan dapat menyiapkan anggaran dan memantau pengeluaran perusahaan. PO juga dapat digunakan sebagai referensi dalam proses audit dan pelaporan keuangan.

Jenis-Jenis Purchase Order

Ada beberapa jenis Purchase Order yang umum digunakan dalam transaksi bisnis, antara lain Purchase Order standar, Purchase Order terencana, Purchase Order blanket, dan Purchase Order kontrak.

1. Standard Purchase Order

Pertama adalah Standard Purchase Order, biasanya digunakan untuk pembelian barang atau jasa yang dilakukan sekali saja. Dalam PO ini, pembeli dan penjual sepakat tentang detail pesanan seperti nama barang, jumlah, harga, dan tanggal pengiriman.

2. Planned Purchase Order

Berikutnya ialah Planned Purchase Order, digunakan untuk pembelian barang atau jasa yang akan dilakukan dalam jangka waktu tertentu. Dalam PO ini, pembeli dan penjual sepakat tentang detail pesanan dan jadwal pengiriman barang atau jasa.

3. Blanket Purchase Order

Selanjutnya yaitu Blanket Purchase Order, digunakan untuk pembelian barang atau jasa dalam jumlah besar yang akan dikirim dalam beberapa kali pengiriman. Dalam PO ini, pembeli dan penjual sepakat tentang detail pesanan dan jadwal pengiriman barang atau jasa.

4. Purchase Order Kontrak

Terakhir, Contract Purchase Order yang digunakan untuk pembelian barang atau jasa berdasarkan kontrak jangka panjang antara pembeli dan penjual. Dalam PO ini, pembeli dan penjual sepakat tentang detail pesanan, jadwal pengiriman barang atau jasa, dan syarat dan ketentuan lainnya yang ada dalam kontrak.

Format PO atau Purchase Order

Berikut adalah detail informasi yang biasanya harus ada dalam Purchase Order:

• Nomor PO: Setiap Purchase Order harus memiliki nomor unik yang digunakan untuk melacak dan mengidentifikasi pesanan.
• Tanggal PO: Ini adalah tanggal ketika Purchase Order dibuat.
• Nama dan Alamat Pembeli: Informasi ini mencakup nama lengkap dan alamat fisik atau alamat email dari pembeli.
• Nama dan Alamat Penjual: Informasi ini mencakup nama lengkap dan alamat fisik atau alamat email dari penjual.
• Detail Barang atau Jasa yang Dipesan: Ini mencakup nama barang atau jasa, deskripsi, jumlah, dan harga per unit. Jika ada, detail tambahan seperti warna, ukuran, atau spesifikasi lainnya juga harus dicantumkan.
• Total Harga: Ini adalah total harga dari semua barang atau jasa yang dipesan, biasanya dihitung dengan mengalikan jumlah dengan harga per unit.
• Metode Pembayaran: Ini mencakup detail tentang bagaimana pembeli akan membayar penjual, seperti melalui transfer bank, kartu kredit, atau metode pembayaran lainnya.
• Tanggal Pengiriman: Ini adalah tanggal ketika barang atau jasa diharapkan untuk dikirim oleh penjual.

Cara Membuat atau Prosedur Pembuatan PO

Berikut adalah prosedur pembuatan PO yang umumnya diikuti oleh perusahaan:

1. Identifikasi Kebutuhan

Langkah pertama dalam membuat PO adalah mengidentifikasi kebutuhan perusahaan. Ini bisa berupa barang atau jasa yang dibutuhkan untuk operasional perusahaan.

2. Pembuatan Purchase Requisition (PR)

Setelah kebutuhan diidentifikasi, pembeli membuat Purchase Requisition (PR). PR adalah dokumen yang berisi detail tentang barang atau jasa yang dibutuhkan. PR harus disetujui oleh pihak-pihak yang berwenang sebelum bisa diubah menjadi PO.

3. Pembuatan Purchase Order (PO)

Setelah PR disetujui, pembeli membuat PO. PO berisi informasi yang sama dengan PR, tetapi ditambah dengan informasi tambahan seperti metode pembayaran dan tanggal pengiriman.

4. Pengiriman Purchase Order (PO)

Setelah PO dibuat, dokumen ini dikirimkan kepada penjual. Penjual kemudian memutuskan apakah akan menerima kontrak atau tidak.

5. Penerimaan dan Pengiriman Barang atau Jasa

Jika penjual menerima PO, mereka akan mempersiapkan dan mengirimkan barang atau jasa sesuai dengan yang disepakati dalam PO. Pembeli kemudian menerima barang atau jasa dan memeriksa apakah pesanan sesuai dengan PO.

6. Pembayaran

Setelah pesanan dipenuhi, pembeli membayar kepada penjual sesuai dengan metode pembayaran yang disepakati dalam PO. Pembayaran biasanya dilakukan setelah pesanan dipenuhi dan barang atau jasa telah diterima oleh pembeli.

Contoh PO atau Purchase Order

Berikut ini adalah contoh PO atau Purchase Order yang dapat memberikan gambaran untuk Anda tentang format dan isinya secara umum:

• Contoh PO Standar

• Contoh PO Umum

Hal Penting untuk Diperhatikan dalam Pembuatan Purchase Order

Dalam membuat PO, ada beberapa hal penting yang perlu diperhatikan, antara lain:

1. Detail Informasi: Pastikan semua informasi yang diperlukan sudah dimasukkan dalam PO, seperti nama barang, jumlah, harga, dan metode pembayaran.
2. Kesesuaian dengan PR: Pastikan bahwa detail dalam PO sesuai dengan PR yang telah disetujui.
3. Persetujuan dari Pihak yang Berwenang: Pastikan bahwa PO sudah disetujui oleh pihak yang berwenang sebelum dikirimkan kepada penjual.
4. Pemantauan dan Pelaporan: Gunakan PO sebagai alat untuk memantau proses pengadaan dan sebagai referensi dalam pelaporan keuangan.

Perbedaan Purchase Order dan Purchase Requisition

Purchase Order dan Purchase Requisition adalah dua dokumen yang sering digunakan dalam proses pembelian barang atau jasa. Meskipun keduanya terkait dengan proses pembelian, namun ada beberapa perbedaan penting antara keduanya.

Purchase Order (PO) adalah dokumen yang dibuat oleh pembeli dan dikirimkan kepada penjual sebagai permintaan pembelian barang atau jasa. PO berisi detail pesanan seperti nama barang, jumlah, harga, dan tanggal pengiriman. PO juga berfungsi sebagai dokumen hukum yang mengikat kedua belah pihak dalam transaksi.

Sementara itu, Purchase Requisition (PR) adalah dokumen internal yang digunakan dalam perusahaan untuk meminta persetujuan pembelian barang atau jasa. PR biasanya dibuat oleh departemen atau individu yang membutuhkan barang atau jasa tersebut dan dikirimkan kepada departemen pembelian atau manajemen untuk mendapatkan persetujuan.

Dengan kata lain, PR adalah langkah awal dalam proses pembelian, di mana kebutuhan untuk barang atau jasa diidentifikasi dan permintaan untuk pembelian dibuat. Setelah PR disetujui, maka PO akan dibuat dan dikirimkan kepada penjual sebagai permintaan resmi untuk pembelian barang atau jasa tersebut.

Perbedaan antara Purchase Order dan Invoice

Purchase Order vs Invoice: Apa Bedanya?

PO atau Purchase Order dan invoice adalah dua dokumen yang penting dalam transaksi bisnis. Purchase Order dibuat oleh pembeli dan dikirimkan kepada penjual sebagai permintaan pembelian barang atau jasa. Sedangkan invoice dibuat oleh penjual dan dikirimkan kepada pembeli sebagai permintaan pembayaran atas barang atau jasa yang telah dikirim.

Fungsi dan Tujuan Purchase Order dan Invoice dalam Transaksi Bisnis

Fungsi utama Purchase Order adalah sebagai bukti permintaan pembelian barang atau jasa oleh pembeli. Sedangkan fungsi utama invoice adalah sebagai bukti permintaan pembayaran oleh penjual. Kedua dokumen ini memiliki tujuan yang sama, yaitu untuk memastikan bahwa transaksi bisnis berjalan dengan lancar dan sesuai dengan yang disepakati.

Manfaat Purchase Order (PO) Bagi Bisnis dan Perusahaan Anda

1. Mencegah Double Order

Salah satu manfaat utama dari PO adalah mencegah double order. Dengan adanya PO, pembeli dan penjual dapat memastikan bahwa tidak ada pesanan yang sama yang dilakukan secara tidak sengaja.

2. Meminimalkan Kesalahan Order dan Pengiriman

PO juga membantu meminimalkan kesalahan dalam proses order dan pengiriman. Dengan adanya PO, pembeli dan penjual dapat memastikan bahwa detail pesanan sudah benar sebelum proses pengiriman dimulai.

3. Sebagai Bukti Transaksi dan Informasi Data

PO berfungsi sebagai bukti transaksi antara pembeli dan penjual. Selain itu, PO juga berfungsi sebagai sumber informasi data yang bisa digunakan untuk analisis dan pelaporan.

Keuntungan dan Kerugian Purchase Order

1. Keuntungan Purchase Order bagi Pembeli dan Penjual

Bagi pembeli, Purchase Order membantu dalam melacak pesanan dan memastikan bahwa barang atau jasa yang dipesan sesuai dengan permintaan. Bagi penjual, Purchase Order membantu dalam mempersiapkan dan mengirimkan pesanan sesuai dengan permintaan pembeli.

2. Tantangan dalam Pengelolaan Purchase Order

Meskipun Purchase Order memiliki banyak manfaat, ada juga beberapa limitasi dan tantangan dalam pengelolaannya. Misalnya, proses pembuatan dan pengiriman PO yang cukup kompleks jika dilakukan dengan manual. Selain itu, ada juga risiko terjadinya human error dan kesalahan dalam proses order atau pengiriman jika detail pesanan tidak dicatat dengan benar dalam PO.

Zahir Online, Solusi Praktis Mengelola PO Jadi Lebih Mudah

Dalam menghadapi tantangan tersebut, Zahir menjadi solusi yang tepat terutama untuk menghindari risiko kesalahanan dalam proses  pengelolaan Purchase Order.

Zahir Online adalah software akuntansi online yang menyediakan fitur lengkap untuk membantu perusahaan dalam mengelola proses bisnisnya, termasuk pengelolaan Purchase Order. Dengan Zahir Online, perusahaan bisa membuat, mengirim, dan melacak Purchase Order dengan mudah dan cepat.

Salah satu fitur yang ditawarkan oleh Zahir Online adalah kemampuan untuk menginput Order Pembelian pada modul pembelian. Transaksi ini belum membentuk jurnal, namun berfungsi sebagai dokumen pendukung untuk dilanjutkan ke proses input transaksi invoice pembelian. Dengan fitur ini, perusahaan bisa memantau histori awal transaksi dengan lebih efektif.

Selain itu, Zahir Online juga dapat diakses dari berbagai perangkat, memungkinkan perusahaan untuk mengelola Purchase Order kapan saja dan di mana saja. Dengan demikian, Zahir Online dapat menjadi solusi yang praktis dan efisien untuk pengelolaan Purchase Order dalam perusahaan.