Pentingnya Mencatat Transaksi Bisnis
Dalam setiap siklus usaha bisa dipastikan akan adanya transaksi pemasukan dan pengeluaran. Setiap transaksi yang terjadi dalam sebuah bisnis harus dilengkapi dengan bukti-bukti pendukung untuk melengkapi pencatatan.
Di awal berdirinya sebuah bisnis, seringkali pemilik usaha sendiri yang mencatat transaksi bisnis yang terjadi. Hal ini jamak dilakukan dengan pertimbangan menghemat budget yang mungkin terbatas, serta seorang pengusaha juga harus bisa mengetahui alur transaksi bisnisnya. Namun saat bisnis sudah mulai berkembang, maka sebaiknya Anda merekrut staff yang dapat membantu untuk mencatat transaksi bisnis.
Pencatatan Transaksi Bisnis
Apa saja yang harus dicatat dalam transaksi bisnis?
1. Penjualan
Selaku pengusaha hendaknya harus selalu membuat nota/tanda terima dalam setiap transaksi penjualan. Nota -nota tersebut dicatat kembali ke dalam buku penjualan atau dalam bentuk file spreadsheet yang harus dilakukan secara kontinyu. Mencatat transaksi penjualan akan membantu Anda untuk mengetahui tren penjualan setiap bulan atau per tahun, produk apa yang paling laku, dan kapan penjualan mengalami kenaikan atau penurunan.
2. Pengeluaran
Pada dasarnya pengeluaran dibagi menjadi dua kelompok, yaitu pengeluaran langsung yang terkait dengan usaha dan pengeluaran yang tidak langsung. Pengeluaran langsung adalah biaya yang dikeluarkan untuk kepentingan penjualan, misalnya biaya pembelian barang yang dijual. Sebagai contoh jika usaha Anda adalah berjualan baju, maka biaya pembelian baju adalah biaya langsung. Sedangkan contoh pengeluaran tidak langsung adalah biaya listrik, gaji karyawan, yang tidak secara langsung mempengaruhi penjualan.
3. Pembelian aset
Hal ini seringkali menimbulkan kerancuan dengan pencatatan biaya, dimana pengusaha mengalami kebingungan untuk membedakan mana yang termasuk aset dan mana yang termasuk biaya. Misalnya jika bisnis Anda bergerak di bidang konveksi, maka aset yang dimiliki adalah mesin jahit. Pencatatan aset yang dilakukan dengan tertib dapat digunakan sebagai dasar untuk membuat laporan neraca usaha.
4. Persediaan
Pencatatan persediaan atau stok sangat penting dilakukan bagi Anda yang memiliki usaha di bidang perdagangan. Pencatatan stok ini sangat penting dilakukan agar Anda dapat mengetahui stok yang masih ada secara tepat. Anda bisa melakukan pencatatan stok dengan cara yang sederhana yaitu menggunakan buku stok yang digunakan untuk mencatat barang masuk dan mengurangi stoknya saat terjadi penjualan. Dengan memiliki catatan ini maka Anda dapat melakukan evaluasi dengan mudah, dimana Anda dapat menentukan barang apa yang harus dibeli dan menggunakan barang yang perputarannya cepat sebagai persediaan, karena persediaan adalah uang.
Dengan disiplin melakukan pencatatan pada transaksi bisnis, maka Anda akan dapat memonitor alur keluar masuknya uang dan barang dengan lebih mudah. Untuk melakukan pencatatan juga sudah dapat dilakukan dengan menggunakan software akuntansi yang dapat mendukung Anda dalam melakukan berbagai pencatatan transaksi bisnis, contohnya Zahir Accounting. Melakukan pencatatan transaksi dengan menggunakan software memberikan banyak benefit, diantaranya meminimalkan terjadinya kesalahan input yang bisa saja terjadi jika dilakukan secara manual, otomatis membentuk laporan sehingga Anda menghemat banyak waktu, serta adanya fitur grafis yang menunjukkan best seller product atau best salesman. Melalui pencatatan transaksi yang baik maka akan mendukung perkembangan usaha Anda.
