CARA JITU MENGELOLA KEUANGAN USAHA KECIL DAN MENENGAH (UKM)

Pada saat ini, rata-rata seorang pengusaha lebih tertarik dengan ide-ide bisnis untuk usaha mereka dan menganggap manajemen dalam mengelola keuangan merupakan hal yang nanti akan berjalan dengan sendirinya. Banyak dari mereka yang masih berpikir bahwa suatu bisnis yang bagus maka keuangannya juga pasti sama bagusnya. Apabila usaha mereka untuk maka uang juga akan mengalir dengan sendirinya.

Pemikiran seperti itu tergolong benar namun dapat pula menyesatkan. Benar apabila sumber pendapatan kas dari suatu usaha bersumber dari penjualan dan keuntungan namun bisnis bukanlah hanya sekedar bagaimana cara menghasilkan uang melainkan bagaimana cara mereka membelanjakan dan mengendalikan uang yang ada.

Dalam mengelola keuangan bukan hanya sekedar melakukan manajemen uang kas tetapi manajemen dalam mengelola keuangan merupakan bagaimana cara Anda mengelola kekayaan agar dapat menghasilkan keuntungan dan memanfaatkan sumber-sumber modal agar dapat membiayai usaha Anda. Meskipun terlihat sederhana, seorang pengusaha kecil serta menengah pun perlu menerapkan prinsip manajemen dalam mengelola keuangan usaha tersebut.

Via: Rowlandpasaribu

Berikut dasar-dasar manajemen dalam mengelola keuangan Usaha Kecil dan Menengah (UKM):

Pisahkan Uang Pribadi dan Usaha

Kesalahan para pengusaha dari Usaha Kecil dan Menengah (UKM) yang biasa terjadi dalam mengelola keuangan pada umumnya yaitu dengan menggabungkan uang usaha dengan uang pribadi mereka. Mengkin hal tersebut terjadi akibat mereka berpikir bahwa usahanya masih kecil sehingga tidak akan terjadi masalah apabila menggabungkan uang usaha dengan uang pribadi. Namun akibat yang akan terjadi yaitu, Anda akan sulit dalam membedakan antara pengeluaran pribadi dengan pengeluaran usaha. Alhasil kebutuhan pribadi Anda akan sedikit demi sedikit menggerogoti dana atau saldo uang usaha Anda. Agar tidak terjadi hal tersebut maka solusinya adalah pisahkan uang Anda secara fisik. Jika diperlukan, siapkanlah kotak maupun amplop atau dompet untuk menyimpan uang yang berbeda. Akan lebih baik lagi jika Anda menggunakan jasa perbankan untuk menyimpan uang usaha Anda. Buka rekening khusus untuk Anda gunakan sebagai tempat penyimpanan uang bisnis Anda dan yang paling penting adalah selalu bersikap disiplin dalam menerapkan cara memisahkan uang ini.

Rencanakan Penggunaan Uang

Ketika Anda memiliki modal lebih banyak dari yang Anda bayangkan, Anda disarankan untuk tetap merencanakan penggunaan uang Anda sebaik mungkin. Janganlah menghambur-hamburkan uang meskipun saldo kas Anda terlihat masih banyak. Tanpa menggunakan perencanaan yang baik, maka akan cepat diri Anda berada ke dalam keadaan kekurangan dana. Sesuaikanlah antara target penjualan dan penerimaan kas dengan rencana pengeluaran. Urungkan rencana untuk belanja modal apabila hal tersebut tidak memberikan manfaat dalam peningkatan pendapatan. Cobalah melakukan analisa “cost and benefit”atau “untung rugi” dalam meyakinkan diri Anda bahwa penggunaan uang tidak akan sia-sia dan akan memberikan hal sebaliknya yaitu memberikan return yang dapat menguntungkan usaha Anda.

Membuat Buku Catatan Keuangan

Suatu bisnis bukanlah kegiatan yang dapat dikelola dengan hanya berdasarkan ingatan, melainkan dengan menggunakan catatan yang lengkap mengenai bisnis tersebut terutama keuangan bisnis. Minimal anda harus memiliki buku kas yang dapat Anda gunakan untuk mencatat seluruh proses keluar masuknya uang usaha Anda. Kemudian Anda cocokkan setiap hari saldo uang yang ada dengan catatan Anda. Hal ini juga bertujuan untuk mengontro lalu lintas uang dan memastikan agar tidak ada uang yang terselip. Kemudian tingkatkanlah kemampuan administrasi Anda untuk mencatat penjualan dan biaya-biaya. Selain itu, hal yang tidak kalah penting adalah Anda harus mencatat saldo dari hutang piutang serta persediaan dan asset-aset tetap Anda. Apabila Anda mampu, gunakanlah sistem computer agar dapat mempermudah proses pencatatan dan alangkah lebih baik lagi jika Anda bisa menerapkan sistem atau aplikasi akuntansi yang memadai. Contohnya seperti menggunakan Zahir Small Business untuk bisang usaha perdagangan kecil (UKM).

Hitung Keuntungan dengan Benar

Untuk hal ini, tuga seorang pengusaha yaitu dapat menghasilkan keuntungan. Dengan memperhitungkan keuntungan keuangan yang tepat sama pentingnya dengan menghasilkan keuntungan itu sendiri. Bagian terpenting pada saat menghitung keuntungan yaitu menghitung biaya-biaya baik yang masuk ataupun keluar. Sebagian besar dari biaya dapat diketahui secara langsung karena melibatkan uang tunai. Namun sebagian besar lainnya tidak berupa uang kas melainkan seperti penyusutan dan amotisasi. Selain itu perlu juga mencadangkan uang untuk dikeluarkan pada masa mendatang, seperti pajak atau bunga pinjaman.

Putar Arus Kas Lebih Cepat

Janganlah hanya berpusat kepada keuntungan karena manajemen keuangan juga meliputi bagaimana Anda mengelola hitang piutang dan persediaan barang dagangan. Rata-rata beberapa pengusaha mengalami kesulatan kas meskipun catatan akuntansi mereka menunjukan angka berwaran biru jadi perhatikan bagaimana Anda harus memutar kas usaha Anda. Putaran suatu kas akan cenderung melambat apabila termin penjualan kredit Anda lebih lama dibandingkan kulakannya atau apabila Anda harus menyimpan persediaan barang dagangan. Anda harus pandai dalam mengatur termin penjualan kredit agar bisa sama dengan pembelian kredit Anda. Anda juga diharuskan mampu menekan tingkat persediaan sedemikian rupa supaya dapat tetap memenuhi order namun tanpa membebani keuangan usaha Anda.

Awasi Harta, Hutang dan Modal

Anda harus secara berkala memeriksa persediaan di gudang agar dapat memastikan semuanya berada dalam keadaan baik dan lengkap. Tetapi sebelum Anda melakukan hal tersebut, Anda diharuskan untuk memiliki administrasi yang memadai untuk mengontrol itu semua. Begitu juga dengan piutang kepada pembeli dan tagihan dari supplier, Anda juga harus dapat memastikan semuanya dalam keadaan yang baik, jangan sampai catatan mengenai hal tersebut berantakan karena akan mengakibatkan tagihan yang macet atau melakukan pembayaran double kepada supplier. Apabila Anda tidak mampu melakukan semua hal ini sendiri maka Anda dapat mempekerjakan seseorang untuk mengisi posisi pada bagian keuangan dan menetapkan prosedur keuangan yang cukup untuk memastikan bahwa harta kekayaan usaha Anda selalu terjaga dengan baik.

Sisihkan Keuntungan untuk Pengembangan Usaha

Anda memiliki hak dalam menikmati keuntungan dari bisnis yang Anda jalankan , tetapi itu bukanlah berarti Anda diperbolehkan menghabiskannya begitu saja. Anda juga harus menyisihkan sebagian keuntungan usaha Anda demi perkembangan usaha. Salah satu tugas penting manajemen keuangan adalah menjaga kelangsungan hidup bisnisnya dengan mendorong serta mengarahkan investasi ke bidang-bidang yang dianggap menguntungkan. Apabila semakin besar dan luas bidang suatu usaha maka semakin kompleks pula pengelolaan keuangannya.

Gunakan Pihak Ketiga

Apabila Anda tidak merasa yakin bahwa Anda mampu mengelola sendiri keuangan perusahaan dengan baik maka libatkanlah pihak ketiga namun seluruh pengambilan keputusan masih berada pada Anda. Keberadaan pihak ketiga tersebut hanya sebatas pengawas keuangan agar dapat meminimalisasi resiko kesalahan. Apabila Anda memberikan seluruh control pengawasan kepada pihak ketiga maka tentunya Anda tidak akan direpotkan lagi mengenai permasalahan pemasukan dan pengeluaran keuangan bisnis Anda. Namun tentunya Anda harus menyiapkan budget tersendiri untuk jenis pekerjaan ini.

Siapkan Dana Darurat

Rata-rata setiap usaha yang dijalankan tentunya tidak selalu dapat diprediksi apakah usaha tersebut akan berlanjut terus-menerus atau tidak, kemungkinan terburuk atau tak terduga dapat terjadi kapan saja dan mengancam keberlangsungan bisnis Anda. Misalnya saja omzet menurun karena adanya competitor atau lokasi usaha Anda tertimpa musibah dan sebagainya. Hal-hal tersebut yang dapat mengharuskan seorang pengusaha memiliki sebuah mental baja dalam menghadapi segala rintangan yang dihadapi. Salah satu cara untuk mengantisipasinya yaitu dengan mempersiapkan dana darurat. Dana darurat tersebut boleh digunakan ketika Anda benar-benar membutuhkan, fungsinya yaitu agar dapat menjaga bisnis Anda supaya tidak langsung jatuh pada saat Anda mengalami kerugian, atau setidaknya dapat mengurangi beban saat masa sulit melanda. Namun dana darurat juga memiliki fungsi yang berbeda apabila usaha yang dijalankan berjalan normal, jika hal seperti itu terjadi maka dana darurat bisa diakatakan merupakan sebagian dari keuntungan yang Anda dapatkan.

Oleh: Nuraini Anitasari