Masalah pembukuan adalah masalah kritikal sekaligus menantang di bisnis apapun. Sehingga posisi akuntan sangat dibutuhkan untuk mengelola pembukuan perusahaan. Bahkan dengan tujuan untuk menghemat waktu dan biaya, penggunaan software akuntansi sekarang banyak digunakan.
Jika kita bisa memilih paket software yang tepat, maka software akuntasi tersebut dapat membantu mengelola bisnis menjadi lebih efisien, mempercepat proses, dan tidak bertele-tele. Dengan demikian pencatatan keuangan menjadi lebih cepat, mudah, dan sederhana.
Menentukan paket software yang tepat memang bukan hal yang mudah. Apa saja kriterianya?
1. Memilih Software Akuntansi yang Tepat
Ia digunakan untuk kepentingan berbagai transaksi keuangan dalam bisnis, sehingga dapat memberikan informasi mengenai kondisi bisnis tersebut dalam keadaan sehat atau tidak. Dalam memilih paket software, ada beberapa poin yang harus diperhatikan:
- Untuk mendapatkan paket yang sesuai dengan jenis usaha, kita harus menentukan apa yang dibutuhkan oleh bisnis kita, baru kemudian mencocokkannya dengan paket yang ada. Cara terbaik melakukannya ialah dengan terlebih dahulu melakukan review kebutuhan secara menyeluruh, lalu menentukan kebutuhan secara spesifik/detil yang sesuai dengan framework.
- Paket software harus memenuhi persyaratan legal yang sesuai dengan jenis usaha dan tetap bisa digunakan di masa yang akan datang, misalnya , dengan menyerahkan laporan tahunan yang memenuhi standar akuntansi. Beberapa persyaratan dapat diterapkan di semua jenis usaha. Tetapi ada juga yang sangat spesifik untuk jenis usaha tertentu dengan pengoperasian yang spesifik pula. Misalnya, sebuah usaha yang aktifitasnya berkaitan dengan uang tunai akan mengelola akun dengan cara yang berbeda dengan bisnis yang tidak banyak terkait dengan uang tunai.
2. Menentukan Kebutuhan Bisnis Secara Menyeluruh
Untuk menentukan secara keseluruhan fitur apa saja yang dibutuhkan dalam paket software nantinya, kita harus mengumpulkan informasi bisnis secara bersamaan. Hal ini akan sangat bermanfaat untuk mempertimbangkan:
- Apakah bisnis berbentuk korporasi atau dijalankan sendiri?
- Ada berapa banyak transaksi – misalnya perubahan yang dibutuhkan untuk merekam transaksi dalam satu bulan. Jika jumlahnya kurang dari sepuluh , maka pencatatan secara manual. Jika setiap bulannya jumlah transaksi mengalami peningkatan, maka paket yang sesuai dengan aktivitas di level tersebut menjadi pilihan terbaik.
- Berapa banyak orang yang akan menggunakan paket software akuntansi tersebut dalam waktu yang bersamaan?. Jika hanya ada satu orang yang melakukan semua pekerjaan yang terkait dengan keuangan, maka paket sederhana dengan harga yang murah bisa menjadi pilihan. Jika dibutuhkan beberapa orang untuk memasukkan data transaksi pada waktu yang bersamaan, maka diperlukan software yang lebih memadai/canggih..
- Sistem komputer apa yang digunakan? Personal komputer dengan sistem operasi Windows seperti Windows XP paling banyak digunakan dalam bisnis, dan ada banyak jenis software untuk platform ini. Tapi jika menggunakan Macintosh atau Linux maka pilihan yang ada semakin terbatas.
3. Mempertimbangkan Detil Fitur Paket Software
Pemilihan paket software akuntansi harus sesuai dengan jenis usaha dan bagaimana usaha tersebut dijalankan sehingga dapat memenuhi apa yang menjadi kebutuhan pengguna. Namun, tidak bisa dipungkiri jika kita menemukan kesulitan untuk memilih paket yang sesuai, sehingga kita mempertimbangkan untuk merubah operasional bisnis agar bisa sesuai dengan paket software yang ada.
Untuk memastikan bahwa kita tidak membeli sebuah sistem yang rumit, libatkan orang-orang yang akan menggunakan software tersebut. Mereka tahu mana fitur yang dibutuhkan dan mana yang tidak.
Beberapa fitur yang bisa dijadikan pertimbangan dalam memilih paket meliputi:
- Pembukuan dasar – misalnya pencatatan penjualan dan pembelian, ledger dan faktur.
- Proses Payroll – jka memiliki lebih dari dua atau tiga karyawan, pertimbangkan fungsi payroll untuk kalkulasi gaji .
- Informasi manajemen produksi dan laporan untuk pengambilan keputusan – yang dibutuhkan untuk laporan internal manajemen secara periodik.
- Faktur – software akuntansi harus bisa menghasilkan faktur, faktur ini bisa didesain sesuai dengan kebutuhan user dan bisa langsung dikirimkan melalui e-mail.
- Kontrol kredit – sebuah software akuntansi harus bisa menyediakan catatan hutang dimana pelanggan telah mencapai batas kredit dan harus segera ditagih.
- Kesesuaian dengan sistem akuntansi lainnya – termasuk dengan sistem akuntansi yang digunakan oleh akuntannya.
4. Fitur Khusus Dalam Software Akuntansi
Ada sejumlah fitur khusus yang harus dipertimbangkan saat memilihnya:
- Mata uang asing – jika transaksi jual-beli dilakukan dengan mata uang asing, maka pencatatan keuangan akan menjadi lebih kompleks. Paket software akuntansi yang mendukung transaksi dengan mata uang asing ini cenderung di desain untuk usaha yang lebih besar.
- Memantau stok – jika bisnis Anda adalah menjual produk dan memiliki perputaran penjualan yang tinggi, maka fitur kontrol stok yang terintegrasi akan sangat membantu.
- Retail point-of-sale – jika bisnis yang dijalankan memiliki volume yang tinggi dari volume penjualan ritel, semisal toko, maka dibutuhkan sistem yang mendukung operasi ini agar berjalan dengan baik.
- Pembayaran elektronik – ada keuntungan yang signifikan dalam pembayaran faktur dengan menggunakan transfer dana secara elektronik. Beberapa paket software menyediakan fasilitas ini secara terintegrasi.
Dengan menelaah antara operasional usaha dan mencermati fitur software tersebut, maka kita akan mendapatkan paket yang sesuai dengan kebutuhan Sehingga dana/investasi yang dikeluarkan untuk pembelian software akuntansi ini tidak sia-sia.
Sumber: //www.infoentrepreneurs.org
