Entries Tagged as 'Implementasi'

Proses Terjadinya Jurnal Otomatis

Zahir Accounting membuat jurnal transaksi otomatis berdasarkan informasi yang telah disimpan sebelumnya dalam beberapa daftar, daftar tersebut memuat beberapa rekening, yang disebut dengan rekening penting.Misalkan bila terjadi penjualan kredit, maka Zahir akan melihat data mata uang, dimana terdapat informasi bahwa bila timbul piutang dalam Rupiah maka akan diposting pada rekening ‘14100 - Piutang Usaha’.

Dan bila ada penjualan produk A, maka Zahir akan melihat rekening penting yang disimpan di data produk A, disana terdapat informasi bila terjadi penjualan harus diposting ke rekening ‘41100 - Penjualan Produk 1′.

Begitu seterusnya, lihat bagan ini :

Informasi rekening penting tersebut tersimpan pada beberapa tabel yaitu :

A. Data - Data > Data Mata Uang > Edit masing-masing mata uang yg ada.
B. Data - Data > Data Produk > Edit masing-masing data produk
C. Data - Data > Data Pajak > Edit masing-masing data pajak
D. Menu Setting > Akun Penting

Rekening penting tersebut tidak terlihat saat input transaksi dan tidak perlu diinputkan setiap terjadi transaksi, namun bila diperlukan beberapa rekening penting dapat dirubah sesuai kebutuhan per transaksi.

A. Rekening penting yang ada pada data mata uang

Ialah rekening yang terkait dengan piutang usaha, hutang usaha, pembayaran tunai dan bank.

Sehingga bila edisi yang Anda gunakan memiliki fasilitas multi currency, maka Anda dapat merubah rekening penting per masing-masing mata uang yang ada.

Untuk piutang usaha IDR = ‘14100 - Piutang Usaha IDR’
Untuk piutang usaha USD = ‘14200 - Piutang Usaha USD’
dst….

B. Rekening penting yang ada di data barang

Ialah rekening yang terkait dengan transaksi penjualan, pembelian dan penyesuaian barang, seperti barang dagangan, barang produksi, dll.

Disini ditentukan rekening penjualan dan harga pokok bila barang dijual dan rekening persediaan, bila barang dibeli atau digunakan dalam produksi.

Penentuan rekening penting terjadi pada level data barang, bukan kelompok barang.

Namun untuk mempermudah pembuatan data barang, rekening penting dapat juga ditentukan di kelompok barang*. Selanjutnya saat membuat data barang baru, informasi rekening penting yang ada di kelompok barang di copy ke data barang.

* Fasilitas kelompok barang tidak tersedia pada edisi Small Business, namun dapat ditambahkan bila diperlukan.

C. Rekening penting yang ada di data pajak

Ialah rekening yang terkait dengan pajak penjualan dan pembelian, seperti pajak masukan dan pajak keluar untuk mencatat PPN.

D. Rekening penting lainnya

Ialah rekening-rekening penting yang tidak terkait dengan mata uang dan barang, seperti rekening untuk mencatat potongan penjualan, laba tahun berjalan, laba ditahan, dll.

Catatan :

1. Saat pertama data keuangan dibuat, daftar rekening telah terisi secara otomatis, begitu pula dengan rekening pentingnya juga telah ditentukan secara otomatis. Sehingga Anda dapat langsung menginput transaksi tanpa perlu memperhatikan masalah rekening penting ini.

Namun bila Anda menyusun kembali hampir sebagian besar rekening yang ada, maka setting rekening penting ini menjadi mutlak diperhatikan agar jurnal yang dihasilkan tidak salah.

Contoh : Anda mengganti nama rekening piutang usaha menjadi rekening persediaan, tanpa mengoreksi rekening penting, hal ini akan mengakibatkan transaksi penjualan kredit akan diposting pada pos yang salah, seharusnya nilai piutang masuk ke rekening piutang usaha tapi masuk ke rekening persediaan.

2. Bila setting rekening penting telah benar dan tidak ada input transaksi yang salah, maka :

Total nilai piutang, hutang dan persediaan barang pada laporan mutasi piutang, laporan mutasi hutang dan laporan mutasi persediaan akan sama dengan nilai rekening piutang usaha, hutang usaha dan persediaan di laporan neraca.

Contoh transaksi yang salah adalah menggunakan rekening piutang usaha, hutang usaha dan persediaan pada transaksi kas keluar, kas masuk atau jurnal umum.

Seharusnya untuk transaksi pembayaran piutang usaha diinput melalui form pembayaran piutang usaha, bukan di form kas masuk, atau lainnya.

Tags: Implementasi by Administrator
No Comments »

Apakah implementasi Zahir Accounting diperusahaan Anda pasti berhasil?

Kami telah berusaha sekuat tenaga agar Zahir Accounting dapat menjadi software bisnis terbaik, lengkap, full otomatis dan dapat mengerti tentang prilaku penggunanya, namun sukses tidaknya sangat tergantung pada manusia yang menggunakannya.

Perumpamaan Sebuah Mobil

Layaknya sebuah mobil, meskipun sudah dibuat dengan sangat canggih tetapi bila pemiliknya tidak berusaha belajar untuk menggunakannya, tidak mengisi bensin, tidak merawat dan tidak mengemudikannya tentu kendaraan tersebut tidak bisa mencapai tujuan yang diinginkan.

Mengenal Zahir Accounting Lebih Dekat

Seperti layaknya teknologi lainnya yang merubah cara manusia bekerja, maka Anda harus berusaha mengenal cara berpikir software ini dengan baik agar sejalan dengan keinginan dan tujuan Anda.

Kami telah menyediakan beberapa artikel yang mengenalkan cara berpikir software ini segamblang mungkin. Klik disini untuk melihat tutorial tersebut.

Sebab Kegagalan Implementasi Software

Beberapa hal yang menyebabkan kegagalan implementasi dari sebuah software :

1. Budaya yang tidak berubah, seperti menunda-nunda pekerjaan seperti saat menggunakan sistem pembukuan manual, seharusnya setiap hari seluruh transaksi telah diinput, sehingga setiap saat pimpinan dapat mengetahui kondisi perusahaan dan dapat mengambil keputusan dengan cepat.

2. Mental karyawan yang mudah menyerah, begitu menemui beberapa masalah dan kegagalan langsung menyerah dan menyatakan bahwa software ini tidak bisa dipakai.

3. Cara berpikir yang keliru, bahwa software ini sangat pintar sekali dan dapat menggantikan manusia secara total, layaknya dewa penolong, padahal software ini hanyalah alat bantu, tetap dibutuhkan nalar dan kecerdikan dari penggunanya untuk memanfaatkan semua fasilitasnya secara menyeluruh.

4. Sistem dan aturan main diperusahaan yang tidak mendukung, dengan adanya Zahir Accounting; akan banyak staf keuangan yang merasa terancam dan merasa mudah digantikan, ini salah besar.

Dengan adanya Zahir Accounting, justru keahlian dan ilmu yang selama ini terpendam dapat diaplikasikan, seperti analisa keuangan yang sesuai industrinya, analisa akuntansi biaya seperti abc costing, akuntansi manajemen, dll. dimana semua itu belum dapat digantikan oleh software.

Untuk itulah diperlukan pemberdayaan karyawan yang lebih baik, jangan menggunakan karyawan yang ahli akuntansi manajemen untuk menginput transaksi, tapi cukup gunakan staf yunior saja, agar mereka yang senior merasa lebih berharga dengan pekerjaan-pekerjaan analisa dan tentunya berbagai perubahaan lainnya, seperti sistem pemberian bonus baru agar mereka termotivasi untuk mau berubah dari sistem lama yang tidak efisien ke sistem yang baru.

5. Menuntut kesempurnaan saat ini juga, meskipun kami telah berusaha sebaik dan seteliti mungkin, tapi akhirnya produk ini adalah buatan manusia yang tidak luput dari kesalahan, pasti ada saja kesalahan seiring dengan bertambahnya fasilitas baru, perkembangan teknologi, kompatibilitas dengan sistem operasi dan hardware komputer.

Untuk itu komunikasi yang baik antara Anda dengan kami menjadi syarat mutlak, jangan menunda-nunda untuk melaporkan masalah dan kesalahan agar tidak bertumpuk-tumpuk dan akhirnya menjadi kumpulan kekecewaan (menjadi snow ball).

Untuk menuju sempurna kami memerlukan masukan dan kritikan terus menerus dari Anda, tanpa dukungan Anda kami tidak mungkin berhasil memberikan solusi terbaik.

6. Ingin 100% pas sesuai keinginan, ingin serba otamatis dan semua keinginan pengguna dapat diakomodir. Selama ini kami terus berusaha mengembangkan fasilitas yang ada berdasarkan masukan dari pengguna kami, sehingga mungkin ada kekurangan fasilitas yang dirasakan oleh pengguna baru.

Gunakan prinsip ini, bila software ini sudah dapat memenuhi 80% saja dari semua kebutuhan, itu sudah sangat layak untuk dipakai daripada kembali ke sistem manual atau mengharapkan software yang 100% pas, yang umumnya berharga ratusan juta atau milyar, tapi sulit digunakan dan lama diimplementasikan, yang akhirnya malah menjadi investasi yang gagal.

7. Tidak mau menyesuaikan diri dengan sistem baru, justru mengharapkan agar software yang menyesuaikan diri. Mereka terbiasa menggunakan spread sheet, dimana data dapat disusun dan diolah sebebas mungkin.

Zahir Accounting merupakan software berbasis database, dimana kolom-kolom dibuat fix, dan setiap jenis transaksi akan diproses mengikuti prosedur yang sama, sehingga tidak mudah manyamai kebebasan spread sheet.

Namun kami berusaha membuat Zahir Accounting se-fleksibel mungkin, sebagai contoh : seluruh faktur dan laporan dapat didesain ulang* sesuai keinginan, namun dengan batasan bahwa data/kolom yang ditampilkan memang ada dan pernah diinput sebelumnya.

Desain laporan tidak tersedia di edisi small business, namun dapat ditambah sesuai pesanan.

Anda mempunyai pendapat lain ? silahkan klik text komentar dibawah ini untuk memberikan komentar Anda.

Tags: Implementasi by Administrator
No Comments »