Zahir Accounting membuat jurnal transaksi otomatis berdasarkan informasi yang telah disimpan sebelumnya dalam beberapa daftar, daftar tersebut memuat beberapa rekening, yang disebut dengan rekening penting.Misalkan bila terjadi penjualan kredit, maka Zahir akan melihat data mata uang, dimana terdapat informasi bahwa bila timbul piutang dalam Rupiah maka akan diposting pada rekening ‘14100 - Piutang Usaha’.

Dan bila ada penjualan produk A, maka Zahir akan melihat rekening penting yang disimpan di data produk A, disana terdapat informasi bila terjadi penjualan harus diposting ke rekening ‘41100 - Penjualan Produk 1′.

Begitu seterusnya, lihat bagan ini :

Informasi rekening penting tersebut tersimpan pada beberapa tabel yaitu :

A. Data - Data > Data Mata Uang > Edit masing-masing mata uang yg ada.
B. Data - Data > Data Produk > Edit masing-masing data produk
C. Data - Data > Data Pajak > Edit masing-masing data pajak
D. Menu Setting > Akun Penting

Rekening penting tersebut tidak terlihat saat input transaksi dan tidak perlu diinputkan setiap terjadi transaksi, namun bila diperlukan beberapa rekening penting dapat dirubah sesuai kebutuhan per transaksi.

A. Rekening penting yang ada pada data mata uang

Ialah rekening yang terkait dengan piutang usaha, hutang usaha, pembayaran tunai dan bank.

Sehingga bila edisi yang Anda gunakan memiliki fasilitas multi currency, maka Anda dapat merubah rekening penting per masing-masing mata uang yang ada.

Untuk piutang usaha IDR = ‘14100 - Piutang Usaha IDR’
Untuk piutang usaha USD = ‘14200 - Piutang Usaha USD’
dst….

B. Rekening penting yang ada di data barang

Ialah rekening yang terkait dengan transaksi penjualan, pembelian dan penyesuaian barang, seperti barang dagangan, barang produksi, dll.

Disini ditentukan rekening penjualan dan harga pokok bila barang dijual dan rekening persediaan, bila barang dibeli atau digunakan dalam produksi.

Penentuan rekening penting terjadi pada level data barang, bukan kelompok barang.

Namun untuk mempermudah pembuatan data barang, rekening penting dapat juga ditentukan di kelompok barang*. Selanjutnya saat membuat data barang baru, informasi rekening penting yang ada di kelompok barang di copy ke data barang.

* Fasilitas kelompok barang tidak tersedia pada edisi Small Business, namun dapat ditambahkan bila diperlukan.

C. Rekening penting yang ada di data pajak

Ialah rekening yang terkait dengan pajak penjualan dan pembelian, seperti pajak masukan dan pajak keluar untuk mencatat PPN.

D. Rekening penting lainnya

Ialah rekening-rekening penting yang tidak terkait dengan mata uang dan barang, seperti rekening untuk mencatat potongan penjualan, laba tahun berjalan, laba ditahan, dll.

Catatan :

1. Saat pertama data keuangan dibuat, daftar rekening telah terisi secara otomatis, begitu pula dengan rekening pentingnya juga telah ditentukan secara otomatis. Sehingga Anda dapat langsung menginput transaksi tanpa perlu memperhatikan masalah rekening penting ini.

Namun bila Anda menyusun kembali hampir sebagian besar rekening yang ada, maka setting rekening penting ini menjadi mutlak diperhatikan agar jurnal yang dihasilkan tidak salah.

Contoh : Anda mengganti nama rekening piutang usaha menjadi rekening persediaan, tanpa mengoreksi rekening penting, hal ini akan mengakibatkan transaksi penjualan kredit akan diposting pada pos yang salah, seharusnya nilai piutang masuk ke rekening piutang usaha tapi masuk ke rekening persediaan.

2. Bila setting rekening penting telah benar dan tidak ada input transaksi yang salah, maka :

Total nilai piutang, hutang dan persediaan barang pada laporan mutasi piutang, laporan mutasi hutang dan laporan mutasi persediaan akan sama dengan nilai rekening piutang usaha, hutang usaha dan persediaan di laporan neraca.

Contoh transaksi yang salah adalah menggunakan rekening piutang usaha, hutang usaha dan persediaan pada transaksi kas keluar, kas masuk atau jurnal umum.

Seharusnya untuk transaksi pembayaran piutang usaha diinput melalui form pembayaran piutang usaha, bukan di form kas masuk, atau lainnya.